Für die Vergabe eines öffentlichen Auftrags spielen eine große Rolle:

• Fachkunde (Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung),
• Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche, finanzielle und technische) und
• Zuverlässigkeit.

Welche Nachweise für die entsprechende Ausschreibung erforderlich sind, erfahren Sie in den Ausschreibungsunterlagen. Ihre Fachkunde können Sie beispielsweise nachweisen, indem Sie belegen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den letzten drei Jahren an Weiterbildungsmaßnahmen teilgenommen und so besondere fachliche Qualifikationen erworben haben. Auch sollten Sie eine möglichst aktuelle Referenzliste aus Ihrem Leistungsbereich zusammenstellen. Die Referenzen dienen als Beleg dafür, dass Sie vergleichbare Leistungen schon erfolgreich erbracht haben und voraussichtlich auch den zu vergebenden Auftrag zufriedenstellend erledigen werden.

Tipp: Geben Sie idealerweise mindestens drei aktuelle Referenzen an, mit im Wesentlichen vergleichbaren Leistungen.

Ihre Leistungsfähigkeit können Sie beispielsweise durch Angabe des Umsatzes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre nachweisen. Auch die technische Ausrüstung, die Ihnen zur Verfügung steht und die Beschäftigungszahl Ihres Unternehmens können hier eine Rolle spielen. Je nach Auftrag werden Sie auch Auszüge aus dem Wettbewerbsregister, Nachweise über die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und gegebenenfalls eine Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtung vorlegen müssen. Es dürfen aber nur solche Unterlagen und Angaben gefordert werden, die durch den Gegenstand des Auftrags gerechtfertigt sind.

Als Nachweise der Eignung können in der Regel Eigenerklärungen vorgelegt werden.

Ausschluss von Bietern

Von der Teilnahme am Wettbewerb können Bieter beispielsweise ausgeschlossen werden, wenn

• über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren eröffnet worden beziehungsweise die Eröffnung beantragt ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde,
• deren Unternehmen sich in Liquidation befindet,
• die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben,
• die ihrer Verpflichtung zur Steuer- und Abgabenzahlung oder Zahlung zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht nachgekommen sind oder
• die im Vergabeverfahren unrichtige Angaben gemacht haben.

Es ist empfehlenswert, dass Sie Ihre Unterlagen regelmäßig erneuern (zum Beispiel elektronische Dokumentenverwaltung mit Erinnerungsfunktion). So können Sie sicherstellen, dass Sie die aktuellen Dokumente schnell zusammenstellen können.

Nicht geeignete bietende Unternehmen werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Präqualifikationsverfahren

Es ist zudem möglich, an einem Präqualifikationsverfahren teilzunehmen. Die öffentlichen Auftraggeber akzeptieren vielfach die Zertifikate, die von den Industrie- und Handelskammern und den Auftragsberatungsstellen über die Aufnahme in die Präqualifizierungsdatenbank oder vom Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. sowie von der Ingenieurkammer ausgestellt werden. Dadurch müssen die beteiligten Unternehmen nicht bei jeder öffentlichen Ausschreibung erneut Qualifikationsnachweise erbringen, sondern können auf das Präqualifikationsverfahren verweisen. Dies kann bei häufigen Bewerbungen kostengünstiger und weniger zeitaufwendig sein.